書きたいことがあるのに書けない時の5W1Hの順番をちょっと変えて伝わる文章

「書きたいことあるんだけど
どう書けばいいのかな?」
 
 
誰でも体験する
よくある話です。
 
 
この状態で書き始めると
考えてもスッキリせず、
時間がかかるうえに、
読んでもわからない文章が
出来上がります。
 
 
こうなる原因は
「書きたいことあるんだけど」
と思い込んでいることです。

 
 
それが、
これからお話しする方法で
「書きたいことがハッキリ」
 
 
そして、
「よし、じゃあ、書いてみよう」
に変わります。
 
 
では、これから
 
 
文章の構想を練るために
5W1Hにまとめ、
 
 
実際の文章を書くために
順番を変える方法をお話しします。
 
 
方法は、2ステップ。
 
 
●1.相手の5W1Hに
あなたの意見をまとめる
●2.順番を変えて
文章の骨組みにする
 
 
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■1.相手の5W1Hに
あなたの意見をまとめる
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「書きたい」とは
あなたの言いたいことを
 
 
読み手に
「こうしたほうがいいよ」
「こう考えたほうがいいよ」
と伝えることです。
 
 
なのですが、
骨組みを作るために
もっと単純にします。
 
 
相手がすること。
相手が感じること。
 
 
つまり、
すでにあなたの意見を聞いて
実行しているところを
5W1Hにまとめます。
 
 
●when
●where
(いつ、どこで、
あるいは期間、期限
~の時、~の場合)
 
 
when、whereは大きなくくりで
「ある状況」と考えてください。
 
 
あなたの意見を聞く前の
相手の現状です。
 
 
●who(だれは)
 
 
「自分のこと?」
と思えるぐらいの相手の特徴。
 
 
●what
((なに)をする必要があります)
 
 
あなたの提案部分ですが、
相手の行動を明記します。
 
 
例えば、相手に
「走ったほうがいいです」
と言いたいなら、
 
 
あなたの意見を聞く前の
相手の行動は
「運動をしていない」。
 
 
そして、
あなたの意見を聞いた後の
相手のする行動は
 
 
「走る」
あるいは、
「走った」になります。
 
 
●why
(その理由は問題点は~だからです)
 
 
問題点と考えると
意外に行動しなければならない理由が
わからなくなります。
 
 
相手の行動に対する
相手の「動機」として挙げてみます。
 
 
動機とは、
今の状態(when、where)から、
whatをした後の状態にする
動機のことです。
 
 
●how
(その方法は(このように)しましょう)
 
 
howはテーマによって
イメージさせるため
あった方がいい場合と
ないほうがいい場合があります。
 
 
もし、方法がある場合、
●準備すること、もの
●作業手順をステップ分けして説明
●出来上がりチェックポイント
●後処理作業
などを説明します。
 
 
例1
●when(いつ)
 
 
2017年春、山形県の美術館に
新入館員が3人配属されたが
そのうちの女性1人が内向的で
部署に溶け込めない。
 
 
次第にほかの2人に比べて
仕事の習熟度にも差が現れはじめた。
 
 
そんな時、
 
 
●who(だれは)
 
 
30代、女性、勤務歴8年、
性格は正義感が強く、
社会活動に興味があり、
文章もうまい、
音楽好き、動物好き、先輩館員は、
 
 
●what
((なに)をする必要があります)
 
 
交換日報をすることにした。
 
 
(その日、感じたことを書いて
提出してもらい
コメントを書いて戻す)
 
 
●why
(その理由は問題点は~だからです)
 
 
その動機(理由)は、
彼女自身の表現する場をつくり
信頼関係を構築することが重要だから
 
 
本来は、面談や
朝礼で3分スピーチで
好きなことを話してもらうところだが、
 
 
内向的なので
面談では逆に負担に感じ、
 
 
怒られている気持ちになったり、
余計に内にこもる可能性がある。
 
 
その後の意思疎通の方法を考える上でも
彼女が何に関心、興味があり、
何をすることが仕事と感じているのか?
 
 
あるいは、何に混乱しているのか?
 
 
時間はかかるが、
彼女の本音を聞くことに専念するため。
 
 
●how
(その方法は(このように)しましょう)
 
 
■準備、必要なもの
3冊ノート300円、
相手30分、
自分1時間(1人20分)
 
 
(他の2人は必要ないが
差別していると思われないように)
 
 
■方法
●ステップ1
帰宅後、その日感じたことを
分量制限なく書いてもらう。
 
 
●ステップ2
翌朝、提出
 
 
●ステップ3
帰りまでにコメントを書いて戻す
 
 
■後処理
●信頼関係が築けたら
そのノートに書かれている
関心のあることをネタにして、
話してみる。
 
 
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■2.順番を変えて
文章の骨組みにする
ーーーーーーーーーーーーー
 
 
先の例だと
 
 
今の現状は
「一人内向的な問題新入館員がいる」
 
 
それで、あなたの意見を聞いて、
相手にして欲しい行動は
「交換日報する」です。
 
 
すると、行動後には
「内向的な性格は変わらないにしても
信頼関係が出来て、仕事を振ること、
そしてその報告が返ってくるようになる」
です。
 
 
だから、あなたの書きたいことは
「信頼関係を構築することが重要。
 
 
その信頼関係をつくるために
交換日報をするといいよ」
です。
 
 
最初の疑問、
「書きたいことあるんだけど
どう書けばいいのかな?」
で迷ってしまうのは
 
 
「重要だと考えていること」
「して欲しいこと」と
そのほかのことが
区別されていないからです。
 
 
もしエッセイのようなものでも
「同じ楽しい気持ちになってください」
かもしれないし、
「この文章を読んで風情を感じてください」
かもしれません。
 
 
なって欲しい感情と行動では
具体性に差がありますが
いずれにせよ
「して欲しいこと」です。
 
 
では、順序を変えて
相手の飲み込みやすい文章の順番にします。
 
 
それには
 
 
●when●where
●who
●what
●why
●how
 
 
から
 
 
●who
●when●where
●what
●why
●how
 
 
にします。
 
 
●whoを先頭に持ってきたのは、
まず
「あなたのことを言っています」と
読み手を名指しするためです。
 
 
(例)内容は作り話でいい加減です。
 
 
■何も話さない新入社員、困ります。
 
 
今年も新入社員の配属の季節になりました。
 
 
歓迎したい気持ちはあるのですが、
実は、この8年間、
毎年同じこんなことで悩みます。
 
 
中に全然話さないやつ・・・
 
 
失礼、内向的な人が
必ず絶対一人はいるのです。
 
 
静かなのはいいですが、
 
 
仕事を頼んでも
わかったのか?
わからなかったのか?
わからないし、
 
 
終わっても報告もなく
いつの間にか
時間になると帰宅してしまいます。
 
 
当然、配属された部署の皆さんと
関係も悪くなるし、
 
 
次第に
場の雰囲気も陰険になってきています。
 
 
同期とも差が出来てしまって、
依頼される仕事にも
違いがあらわてきました。
 
 
他の2人は資料の取りまとめや
会議に参加して戦力として
実作業に携わる一方、
 
 
明らかに一人だけ
コピー程度の低い作業をしています。
 
 
それでも、この前なんか
機械操作を間違えて、
同じページばかりをまとめてしまい
 
 
しかたないので
私も手伝ってやりなおし
大事故寸前のところで
事なきを得たぐらいです。
 
 
それでも、
下をうつむいているだけでした。
 
 
若い娘ならチヤホヤして
用もないのに
いちいち「大丈夫?」なんていう
上司からも
 
 
「同じ女性だから、
面倒を見てやってくれないか?」
 
 
と体よく押し付けられました。
 
 
確かに
何年か長く働いていますが、
同じ女性だからといって、
そんなこと言われても困ります。
 
 
話しかけても、
首を縦横に振るか
 
 
スマホの充電開始時の
バイブ程度の声で
「はい」「いいえ」しか答えません。
 
 
本当に何年か前は
自分の仕事も止まってしまうし、
世話係でもないのに
私の責任にされるし、
 
 
どうしようか
私も振り回され大変でした。
 
 
ところが、
毎年このタイプの
新入社員の世話をしているうちに
 
 
ここ何年かで
心を開かせる糸口がある
とわかりました。
 
 
もし、あなたも
無口で内向的な女性新入社員の世話係に
先輩女性だからと
イヤイヤ任命されてしまって
困っているのなら
 
 
これからお話しすることが
参考になると思います。
 
 
ここ何年かでわかったのは、
このタイプは内向的であるだけで
心がないわけではありません。
 
 
いろいろなことを言われて
落ち込んだりする感情もあります。
 
 
もっと活躍したい
とも思っています。
 
 
(もっとも目立ちたいとは
思ってはいませんが)
 
 
ですから、まずは話を聞き
 
 
信頼関係を築くこと、
彼女の中にある
自信を引き出すことから
始めなければなりません。
 
 
ですが、私も失敗したことですが
 
 
やりがちな間違いとは、
会社の会議室で面談したり、
いきなりお酒や食事に
誘ったりすること。
 
 
これらは
コミュニケーションを取ろうと
普通することですが、
 
 
彼女は普通でないことを忘れています。
 
 
むしろ、逆効果で
委縮して心を閉じてしまい
 
 
今以上に、
あなたを避けるようになってしまいます。
 
 
では、どうすればいいのか?
 
 
重要なのは
彼女がゆっくり自分を表すことを
待つことです。
 
 
そのため、経験上一番効果のあった
昔ながらの
交換日報を使います。
 
 
一応、体裁は仕事用日報の
フォーマットになってはいますが、
 
 
目的はそこではありません。
 
 
本当の目的は
備考欄を使って
交換日記をすることです。
 
 
なぜなら、
備考欄ですので、
スペースは小さいのですが、
 
 
小さいからこそ
彼女のようなタイプには
書きやすい。
 
 
そして、
人との距離も直接ではないため
書くことを考える時間があります。
 
 
そのため
・・・・・
 
 
こんな感じで文章を書けば
●whoの対象は読んでもくれるし、
 
 
「試しに交換日報やってみよう」
とあなたがさせたいことをするでしょう。
 
 
「書きたいことあるんだけど
どう書けばいいのかな?」
に悩んだ時には、
 
 
5W1Hで相手の行動をまとめて、
順序を変えて
対象の相手が読むようにしましょう。

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